Olası Fakat Öngörülemeyen Gelecekte Çalışma Stratejileri Geliştir (100 dakika)

Sürprizlere karşı hazır olmak eğitimli olmaktır. Sürpriz yapmak için hazırlanmak öğretimli olmaktır. * – James P. Carse

Neler yapılabilir? Çeşitlilik içeren bir grubun mevcut stratejilerin geçerliliğini hızlıca test etmesine ve gelecek zorluklara hızlı bir şekilde cevap verebilme kapasitelerini geliştirmelerine yardımcı olabilirsiniz. Bu Özgürleştiren Yapı strateji belirlemek için bir grubu hazırlar. Kritik Belirsizlikler, uygulanacak bir plan ortaya koymaz fakat daha ziyade bir esneklik geliştirir: aktif bir şekilde sistemi şekillendirme kapasitesi ve sürprize cevap vermek için hazır olmak. Bunun anlamı farklı gelecekleri görme, farklı durumlarda hareket etmeye daha hazır olma, karışıklıkları esnek bir şekilde özümseme konusunda daha iyi olmaktır.

Beş Yapısal Element

1.Daveti Yapılandırma

• Grubu işlerindeki ya da pazarlarındaki kritik ve belirsiz “gerçekleri” belirlemeye ve keşfetmeye davet edin.
• Daha sonra onları farklı durumlarda başarılı işler yapmalarına yardımcı olacak stratejiler belirlemeye davet edin.

2. Alan Nasıl Düzenleniyor ve İhtiyaç Duyulan Materyaller

• Masalar etrafında dört grup sandalye.
• Kâğıt, yapışkan kâğıtlar, flipchart’lar ve her grup için büyük manyetik kâğıtlar.

3. Katılım Nasıl Dağıtılıyor

• Stratejiyi planlama ve işletmekten sorumlu herkes dâhil olur.
• Katkıda bulunmak için herkes eşit şansa sahiptir.

4. Gruplar Nasıl Oluşturuluyor

• Dört senaryo ve bunlara ilişkin strateji geliştirecek dört küçük gruba bölecek kadar büyük ve çeşitli bir grubunuz olsun.
• Eğer yoksa iki küçük grup oluşturun.

5. Adımların Sıralanması ve Zaman

• Adımları açıklayın. 2 dakika.
• “İşlerimizde hangi etkenleri öngörmek ya da yönlerini kontrol etmek imkânsızdır?” diye sorarak katılımcıların karşılaştıkları belirsizliklerin listesini yapmaya davet edin. 5 dakika.
• “Başarılı şekilde çalışma yeteneğimizi tehdit eden etkenler nelerdir?” diye sorarak en kritik etkenleri önceliklendirin. 10 dakika.
• Grubun tarihçesini ve deneyimini baz alarak en kritik ve en belirsiz iki tanesini seçin (X ve Y). 5 dakika.
• X ve Y eksenleri bulunan bir koordinat sistemi çizin. Her bir eksende temsil edilen etkenler için ”daha fazla <– –> daha az” seçenekleri bulunsun. Örneğin X ekseni için yeni ürünlerin sayısı kritik derecede belirsiz bir etkense X ekseninin bir ucu yeni ürünlerin sayısını ifade eden büyük bir sayı ve eksenin diğer ucu yeni bir ürün olmadığını belirtir. Aynısını Y ekseni ve etkeni için yapın. Örneğin patent koruması kritik bir etkense Y ekseninin bir ucu güçlü patent koruması ve diğer ucu patent koruması olmamasıdır. Dört çeyrek oluşturulur. Aşağıdaki örneğe bakın. 5 dakika.
• Dört grubun her biri yaratıcı bir isim bulur ve her bir çeyrek için kısa bir senaryo yazar. 10 dakika.
• Dört grup kısaca senaryolarını paylaşır. Her grup için 2 dakika.
• Her grup tanımladıkları senaryo içinde başarılı şekilde çalışmalarına yardımcı olacak üç strateji için beyin fırtınası yapar. 10 dakika.
• Gruplar kısaca stratejilerini anlatırlar. Her grup için 2 dakika.
• Tüm grup hangi stratejilerin güçlü (birden fazla çeyrekte başarılı olabilecek stratejiler) ve hangilerinin koruyucu (sadece bir senaryoda başarılı olabilen fakat olası felaketten koruyan) olduğunu belirlemek için sonuçları gözden geçirir. Stratejilerin uyumu sadece bir senaryoda başarılı olabilir. 10 dakika.
• Her küçük grup “Ne, Yani Ne, Şimdi Ne?” kullanarak özet yapar. 10 dakika.
• Dört grup özetlerini paylaşır ve tüm grup Şimdi Ne hakkındaki ilk adım kararlarını verir. 10 dakika.

Aşağıda Kritik Belirsizlikleri anlatırken kullandığımız sunum bulunuyor.

NEDEN? Amaçlar

• Varsayımları ve belirsizlikleri ortaya çıkararak mevcut stratejilerin geçerliliğini test edin.
• Hızlıca adapte olma ve yıkımları esnek bir şekilde karşılama için herkesin kapasitesini artırın.
• Güçlülük ve koruyuculuk açısından öncelikleri ayrıştırın.
• Bilinmez geleceği yönetmek için organizasyon seviyesinde güven oluşturun.
• Stratejik seçenekler aralığını genişletin.

İpuçları ve Tuzaklar

• Belirsizlikler hakkında beyin fırtınası yaparken yanlış giden tahminleri ve grubu gafil avlayan olayları hatırlayın.
• Kuruntulara meydan okuyun.
• Her bir adım için kısa 1-2-4-Herkes döngüleri kullanın.
• Çeyrekleri isimlendirirken eğlenin (Şarkı ve kitap isimleri çok eğlenceli olabilir).
• Senaryoları belirlerken eğlenin, örneğin gelecekteki durumlar için gazetede yer alan haberler yazabilirsiniz.
• Rol bağımsız bazı insanlar doğaldır: Onların bu yeteneklerini kutlayın.

Tekrarlar ve Varyasyonlar

• Bir planlama girişiminde bu kısa seanstan tüm senaryoyu oluşturun.
• Her bir senaryo için küçük grupları tipik müşteri etkileşimini ya da stratejinizi etken duruma getiren gelecekten ürünü dramatize etmeye davet edin.
• Kahvehane, Amaçtan Uygulamaya, Senden İhtiyacım Olan Şey, Meydan, Hınzır Sorular ve Minimum Özellikler ile dizi yapın.

Örnekler

• Lansmanı yapılacak bir ürüne ya da hizmete hangi özelliklerin dâhil edilmesi gerektiğini keşfetmek için.
• Ulusal kurallar ve işletme liderlerinin sağlık hizmeti reformu girişimindeki gelecek adımları şekillendirmeleri için.
• Bilgi Teknolojileri liderlerinin bir bölgede bulunan birden fazla ülkedeki entegrasyon zorluklarına hazırlanmaları için.
• Üst yönetim ve operasyon liderlerinin 10 yıllık stratejik vizyon oluşturmaları için.
• Kar amacı gütmeyen organizasyonların üst yönetimlerinin yatırım ve halk algısındaki beklenmeyen değişikliklere cevap vermeleri için.
• Zorlu durumlarda gençlere danışmanlık yapmak için, genelde okuldan çıkma ya da sokakta yaşamaya başlama.

Atıf: Özgürleştiren Yapı, Henri Lipmanowicz ve Keith McCandless tarafından geliştirilmiştir. Danışman Jay Ogilvy’den ilham alınmıştır.

Özgürleştiren Yapılar’ın tamamına buradan erişebilirsin.

*Cümlenin orijinali: To be prepared against surprise is to be trained. To be prepared for surprise is to be educated. Training ve Education arasındaki fark için bu makaleyi okuyabilirsiniz. https://keydifferences.com/difference-between-training-and-education.html

Training operasyonel seviyede bir eğitimi anlatırken, education bir kurumda uzun süreli sistematik bir öğrenmeyi ifade etmektir. Türkçe’de ikisini de ifade etmek için uygun sözcükleri bulamadım.