Toplantıları Verimli Bitiş Noktalarına Dönüştürmek için Adım Adım Öğeleri Tanımlama (25-70 dakika)

Neler yapılabilir? İşlevsiz toplantıların en yaygın nedenleri elimine edilebilir: net olmayan amaç ya da ortak bir amaç olmaması, zaman öldürücüler, kısıtlayıcı katılım, duyulmayan sesler, grupça düşünme ve kızgın katılımcılar. Bir hikâye tahtası tasarımı süreci bir amaç, uyumlu mikro yapılarla eşleştikçe netliği ortaya çıkarır. Hikâye Tahtası Tasarımı, başarılı bir uygulama için kimlerin dâhil olması gerektiğini ortaya çıkarır. Hikâye tahtaları, tasarım katılımcılarını hedeflerine erişmeleri için gerekli olan tüm mikro organizma öğelerini dikkatli bir şekilde tanımlamaya davet eder: daveti yapılandırma, alan, malzemeler, katılım, grup konfigürasyonu, kolaylaştırma ve zaman. Hikâye tahtaları, insanların açık bir tasarım olmadan toplantıya başlamalarını ve toplantıyı böyle yapmalarını önler. İyi tasarımlar, yenilikçiliğin gizli ve gecikmeli kaynaklarını ortaya çıkararak beklenenden daha iyi sonuçlar verir.

* Do-er/Thinker ayrımı. Bir grup düşünür, diğer grup yapar. Yönetim ve çalışan ayrımına vurgu yapılmaktadır.

Beş Yapısal Element

1.Daveti Yapılandırma

• Tasarım takımını (grubun temsilcilerinden oluşan bir alt küme) katılımcıların hedeflerine ulaşabilmeleri için nasıl etkileşimde bulunabileceklerine dair görsel ipuçları içeren detaylı bir plan oluşturmaya davet edin.

2. Alan Nasıl Düzenleniyor ve İhtiyaç Duyulan Materyaller

• Yapışkan kâğıtlar ya da flipchart’larla beraber açık bir duvar.
• 2*4 inç yapışkan kâğıtlar ve/veya Özgürleştiren Yapılar kartları.
• Boş bir hikâye tahtası (Yardımcı Malzemeler bölümüne bakınız).

3. Katılım Nasıl Dağıtılıyor

• Toplantının tasarım ve planlamasına dâhil olan herkes katkıda bulunmak için eşit şansa sahiptir.

4. Gruplar Nasıl Oluşturuluyor

• 1-2-Herkes ya da 1-Herkes aşağıdaki her adım için hızlı döngülerle yapılır.

5. Adımların Sıralanması ve Zaman

• Birlikte işinizin amacını netleştirin (gerekirse 9 Neden’i kullanın). 2-5 dakika.
• Bu seans için normalde kullandığınız standart yaklaşımı ya da mikro yapıları anlatın (normalde kimler katılıyorsa onlarında kimler olduğunu dâhil ederek) ve bu yaklaşımın belirlenen hedefe ulaşma konusunda nasıl başarılı ve başarısız olduğunu değerlendirin. 5-10 dakika.
• Gerekiyorsa hedef cümlesini gözden geçirin ve güçlendirin. 2-5 dakika.
• Kimin katılması ya da dâhil edilmesi gerektiğini gözden geçirin ve karar verin. 2-5 dakika.
• Hedefe ulaşmasını sağlayacak alternatif mikro yapılar üzerine beyin fırtınası yapın (hem geleneksel hem de Özgürleştiren Yapılar). Hedefe bir adımda ulaşılıp ulaşılamayacağına karar verin. Ulaşılamıyorsa ilk adımın amacı ne olmalıdır? Sadece ilk adımla devam edin. 5-10 dakika.
• Hedefe ulaşmak için hangi mikro yapıların en uygun olduğuna karar verin; yedek bir mikro yapıda seçin. 2-10 dakika.
• Kimin katılacağına ve toplantıyı kimin kolaylaştıracağına karar verin. Tüm kararlarınızı boş bir hikâye tahtasına girin. 2-10 dakika.
• Sorularınıza ve tasarımınızı değerlendireceğiniz sürece karar verin (Örnek: Tasarım istenen çıktıyı verdi mi? Grup birlikte üretken bir şekilde çalıştı mı? Şimdi yeni bir şey olası görünüyor mu? Ne, Yani Ne, Şimdi Ne?’yi kullanın). 2-5 dakika.
• Eğer birden fazla adım gerekliyse tasarım takımıyla görüşün ve İleri Hikâye Tahtası Tasarımı üzerine bir toplantı ayarlayın (Aşağıdaki açıklamaya bakın). 5-10 dakika.

NEDEN? Amaçlar

• Herkes için net bir amaç ortaya çıkarın.
• Toplantıların herkes için üretken ve eğlenceli bir iş olmasını sağlayın.
• Katkıda bulunabilmeleri için herkese bir şans verin.
• Katılımcılar arasında sinerjiyi artırın.
• Tasarım sürecini herkes için görünür kılmada herkesin rolünü bulmasına yardım edin.
• Hali hazırda kullanılan pratiğin zayıflıklarını ortaya çıkarın ve çıtayı yükseltin.
• Yenilik için tüm bilgi kaynaklarına dokunun (açık, gizli, gecikmeli).

İpuçları ve Tuzaklar

• Hızlı iterasyonları teşvik edin ve kullanın; tasarım üzerinden tekrar geçin ve derinleştirin.
• En azından eşler ya da küçük gruplar halinde çalışın (ikinci bir göz ya da kulak gerçekten yardımcı olur).
• Hızlıca ortak bir anlayış oluşturmak ve aksiyon alınabilir fikirler ortaya çıkarmak için ikonlar ve çizimler kullanın.
• Her zaman bir tasarım özeti yapın (Ne, Yani Ne, Şimdi Ne?)
• İyi bir tasarım ortaya çıkarmak için gerekli zamandan kısmayın. İyi bir tasarım, onu yaratmak için harcanan zamandan çok daha fazlasını gereksiz yere harcanan toplantı zamanından azaltacaktır. Kötü bir tasarım kızgınlık yaratır.

Tekrarlar ve Varyasyonlar

• Aynı yaklaşımı mevcut pratiklerin gözlemlerini eşleştirmek için kullanın.
• Hedefleri ve tasarımınızın akışını göstermek ve dengelemek için pasta grafik kullanın.

Örnekler

• Her seviyedeki yönetim toplantıları için.
• Proje gözden geçirme için.
• Derslerde.
• Beyin fırtınası oturumlarında.
• Birebir toplantılarda.
• Bir konferansta öğrenme seansı planlama da. Bölüm Üç: Sahadan Hikayeler bölümünde “Fixing a Broken Child Welfare System”.

Atıf: Özgürleştiren Yapı, Henri Lipmanowicz ve Keith McCandless tarafından geliştirilmiştir.

Seattle’da bir atölye çalışmasından Hikaye Tahtası.

Hikâye Tahtası Tasarımı – İleri

Dönüşüm ve Yenilikçilik Girişimlerini Üretken Bitiş Noktalarına Getirmek için Adım Adım Öğelerini Tanımlama (18 saatten günlere/haftalara)

Neler yapılabilir? Dönüşüm girişimlerini ve yenilikçi projelerin başarısız olma nedenlerini engelleyebilirsiniz: girişimin tümü ve her aşaması için net ve ortak olan hedeflerin eksikliği, yetersiz iletişim ve katılım, gerekli olan ama dâhil olmayan sesler, kızgın katılımcılara ve hiç katılmayanlar, değişime direnç, grup düşüncesi, küçük bir etki için kabusvari bir uygulama. Detaylı tasarım, belirli bir zaman içinde bir araya getirilmiş temel tasarımlar serisidir (Bakınız yukarıda Hikâye Tahtası Tasarımı – Basit). Tasarım iteratif bir şekilde günler, haftalar, aylar ya da bazen projenin büyüklüğüne göre yıllarca gelişir. Tasarımın küçük döngüleri, daha büyük döngüler içinde işletilir, girişim devam ettikçe yayılır ve büyür. Daha büyük projeler için tasarım takımına daha çok kişiyi ve çeşitliliği kolayca dâhil edebilirsiniz. Katılımcıların dikkatli ve özenle seçilmesiyle bir dönüşümdeki ya da yenilikteki dönüm noktalarını yansıtabilirsiniz (olağandışı şüphelileri dahil edilebilir çünkü genelde onlar yeni yaklaşımların kaynağıdırlar).

Beş Yapısal Element

1.Daveti Yapılandırma

• Hedefe ulaşmak için katılımcıların nasıl etkileşime geçeceğine dair görsel ipuçlarının dâhil olduğu detaylı bir plan oluşturmaları için tasarım takımını davet edin.

2. Alan Nasıl Düzenleniyor ve İhtiyaç Duyulan Materyaller

• Yapışkan kâğıtlar ya da flipchart’larla beraber açık bir duvar.
• 2*4 inç yapışkan kâğıtlar ve/veya Özgürleştiren Yapılar kartları.
• Boş bir hikâye tahtası (Yardımcı Malzemeler bölümüne bakınız).

3. Katılım Nasıl Dağıtılıyor

• Toplantının tasarım ve planlamasına dâhil olan herkes katkıda bulunmak için eşit şansa sahiptir.

4. Gruplar Nasıl Oluşturuluyor

• 1-2-Herkes ya da 1-Herkes aşağıdaki her adım için hızlı döngülerle yapılır.

5. Adımların Sıralanması ve Zaman

• İlgili tüm paydaşları içeren tasarım takımının bileşimine karar verin ve bir takım oluşturun (bileşim iş ilerledikçe zamanla ayarlanabilir). 1-3 saat.
• Tasarım takımı girişimin amacını netleştirir (9 Neden ya da gerekliyse daha ayrıntılı bir mikro yapı kullanın). 1-6 saat.
• Mevcut ürünü, hizmeti ya da dönüştürmek/iyileştirmek istediğiniz yaklaşımı insanlar kullandığında neler olduğunu detaylı bir şekilde açıklayın. Mevcut kullanıcı deneyiminin doğruya yakın bir tanımını yapabilmek adına veri toplamak için Basit Etnografya denen Özgürleştiren Yapı’yı kullanmanız gerekebilir. 6 saat-günler/haftalar.
• Kullanıcıların deneyimleri temel alınarak mevcut ürünün, hizmetin ya da yaklaşımın belirtilen hedefe ulaşmada nasıl başarılı ve başarısız olduğunu değerlendirin. 3 saat-günler.
• Gerekiyorsa hedef cümlesini gözden geçirin ve güçlendirin. 1-6 saat.
• Çekirdek tasarım takımına kimin ve kimin güvenlik araştırmasına ya da saha testine katılması gerektiğini gözden geçirin ve karar verin. 1-3 saat.
• Hedefe ulaşırken yardımcı olabilecek alternatif mikro yapılar (hem geleneksel hem de Özgürleştiren Yapılar) üzerine beyin fırtınası yapın ve altını çizin. 3 saat-günler.
• Taslağınızı bağımsızca tasarlanabilen ve işleyebilen adımlara bölün (başlangıçtan itibaren detaylı bir tasarımı bir araya getirmeye çalışmayın). 1-6 saat.
• Bir adım için tasarıma karar verin, hedefe ulaşmak için uygun mikro yapıları seçin, bir tane yedek olması için seçin. Her adım için tekrar ve devam edin. 1-6 saat.
• Tasarımınızın herhangi bir testin ya da güvenlik araştırmasının uygulanabilir ya da istenir olduğuna karar verin. Dalgalar halinde ve farklı konfigürasyonlarda test yapmayı düşünün. 1-6 saat.
• İlk adımı simule edilmiş bir ortamda ya da sahada uygulayın. Aşırı şartlarda test etmeye devam edin.
• Tasarımınızın ilk adımını ve daha sonra diğer adımlarını değerlendirin.
• Tasarım döngüsünü tekrar edin ve sonraki adımlar için tasarımı detaylandırın.

NEDEN? Amaçlar

• Mevcut gerçeklikten uzaklaşarak önemli ve kalıcı ilerleme kaydetmek.
• Yeni davranışların şekil alması ve yayılması, neyin başarılabileceğine diğerlerinin inanması için zaman ver.
• Hikâye Tahtası Tasarımı – Basit altındaki ek amaçlara bakın.

İpuçları ve Tuzaklar

• Aksiyon dürtüsüne karşı dirençli olun ve hikâye tahtasını tasarlamak daha sonra değerlendirmek ve düzenlemek için zamandan kısmayın.
• Çekirdek tasarım takımı oluşturun ve katılmak isteyenlere kapıyı açık bırakın.
• Kullanıcıları dâhil etmeyi unutmayın!
• Tasarımı herkesle paylaşın.
• Bir tasarımın siz ilerledikçe ortaya çıkacağını hatırlayın: Eğer tasarımınızın bir öğesi hedefine ulaşmıyorsa yedekteki öğenize dönün (ya da yedeğinizin yedeğine).
• Ayaklarınız yere sağlam basarken aya ulaşmayı hedefleyin (Örnek: kullanıcı deneyimi araştırmasına sıkı sıkı tutunun).
• Hızlıca ortak bir anlayış oluşturmak ve aksiyon alınabilir fikirler ortaya çıkarmak için ikonlar ve çizimler kullanın.

Tekrarlar ve Varyasyonlar

• Bir ürün ya da hizmetle ilgili deneyimi iyileştirmeleri için hikâye tahtası tasarımına odak grup yerine kullanıcıları davet edin.
• İşinizi daha iyi ortaya koyması için bir çizer ya da karikatürist davet edin.

Örnekler

• Vardiya değişimlerinde bilgi ve sorumluluk alışveriş sürecini yeniden tasarlamak için.
• Ürün odaklı pazar stratejisinden müşteri odaklı pazar stratejisine dönüşüm için.
• Akademik çalışmaların öğrencileri sahadaki uygulamalara hazırlama sürecini şekillendirmek için.
• Bölüm Üç: Sahadan Hikayeler bölümünde “Turning a Business Around” bölümünü okuyun. Alison Joslyn’in yönetim takımı Hikaye Tahtası Tasarımı’nı strateji belirleme ve ürün yöneticileri ve satış temsilcileri için temel Özgürleştiren Yapılar eğitimini başlatmada kullandılar.

Atıf: Özgürleştiren Yapı, Henri Lipmanowicz ve Keith McCandless tarafından geliştirilmiştir.

Özgürleştiren Yapılar’ın tamamına buradan erişebilirsin.