Fonksiyonlar Arası Temel İhtiyaçları Gün Yüzüne Çıkar ve Destek Taleplerini Kabul ya da Reddet (55-70 dakika)

Neler yapılabilir? Farklı fonksiyonlarda ve disiplinlerde çalışan insanlar başarılı olmak için ihtiyaçlarını birbirlerine nasıl sorduklarını hızlıca geliştirebilir. Yanlış anlaşılmaları düzeltebilir ya da zamanla oluşan önyargıları, grup üyelerinin ortak hedefe ulaşmaları konusundaki ihtiyaçlarını netleştirerek çözebilirsiniz. Katılımcılar temel ihtiyaçlarını diğerlerine açık açık söyledikleri ve değiş tokuşa dâhil olan herkese cevap verme şansı verilir, çalışma grupları arası birleşme ve koordinasyon teşvik edilirken netlik, bütünlük ve şeffaflığı artırırsınız: Humpty Dumpty’i tekrar bir araya getirebilirsiniz!

Beş Yapısal Element

1.Daveti Yapılandırma

• Katılımcıları, belirli bir hedefe ulaşmak için neye ihtiyaç duyduklarını birbirlerine sormaya davet edin (genelde farklı fonksiyonlardaki ya da disiplinlerdeki).
• Aynı zamanda diğerlerinden gelen isteklere net cevaplar vermeye davet edin.

2. Alan Nasıl Düzenleniyor ve İhtiyaç Duyulan Materyaller

• Farklı bölümlerden katılımcıların dâhil olduğu 3-7 arası fonksiyonel grubu alabilen büyük bir oda.
• Odanın ortasında çember şeklinde oturabilecek 3-7 kişi için sandalyeler.
• İnsanların ihtiyaçları ve cevapları yazabilmesi için kâğıt.

3. Katılım Nasıl Dağıtılıyor

• Fonksiyonel kümelerden herkes dâhil olur.
• Katkıda bulunmak için herkes eşit şansa sahiptir.

4. Gruplar Nasıl Oluşturuluyor

• 3-7 arası fonksiyonel küme (Kümelerdeki kişi sayısında bir sınır yok).
• Her fonksiyonel küme için bir konuşmacının olduğu 3-7 arasında kişi.

5. Adımların Sıralanması ve Zaman

• Aşağıdaki adımları tarif ederek süreci açıklayın. Bağlamın herkes için aynı şeyi ifade ettiğinden emin olmak için ulaşılacak hedefi ya da çözülecek sorunu yeniden açıklayın. Eğer gereksinimlere karşılık evet ya da hayır cevabı isteniyorsa gereksinimlerin net ve belirli olması gerektiğini vurgulayın. Evet, hayır, deneyeceğim ve ne yapılması gerekiyorsa cevaplarından başka herhangi bir cevabın kabul edilebilir olmadığını açıklayın. Fonksiyonel kümeleri odanın etrafına yerleştirin. 3 dakika.
• Fonksiyonel kümeler, odadaki diğer fonksiyonlardan istedikleri ihtiyaçlarının bir listesini oluşturmak için 1-2-4-Herkes’i (ya da 1-2-Herkes) kullanır. İhtiyaçlar, özenle teslim edilebilecek ve aşağıdaki formdan ufak farkları olabilecek talepler olarak ifade edilir: “Senden ihtiyacım olan şey;                     .” Kümeler ihtiyaçlarının sayısını ikiye kadar düşürürler, bekledikleri formda bunları yazarlar ve kümeyi temsil eden konuşmacıyı seçerler. 5-15 dakika.
• Kümelerini temsil eden tüm konuşmacılar odanın ortasında toplanır.
• Konuşmacılar tek tek diğer fonksiyonlara ilk iki taleplerini iletirler. Bu aşamada konuşmacılar talepleri not alırlar fakat kimse yanıt vermez. 15 dakika.
• Bireysel çalışarak (ya da fonksiyon kümelerinde görüşerek) her konuşmacı her talebe dört cevaptan birini yazar: evet, hayır, deneyeceğim ya da neyse (Neyse’nin anlamı kesin bir cevap verebilmek için talep çok belirsiz demektir). 5-10 dakika.
• Grupta bir konuşmacı kişi belirlenir ve her konuşmacı ondan yapılan talepleri tekrarlar ve daha sonra cevabını (evet, hayır, deneyeceğim, neyse) paylaşır. Her konuşmacı bu döngüyü tekrar eder. Tartışma yok! Detay yok! 10 dakika.
• Ne, Yani Ne, Şimdi Ne? İle özetlenir. 15 dakika.

NEDEN? Amaçlar

• Fonksiyonel ve/veya kişisel ihtiyaçların net bir şekilde nasıl ifade edileceğini öğrenme.
• Fonksiyonların ve/veya bireylerin ihtiyaçlarını belirtme pratiği yapma.
• Taleplere net cevaplar vermeyi öğrenme.
• Fonksiyonel kümeler içinde iletişimi yeniden kurma ve/veya iyileştirme.
• Fonksiyonel silolar arasında ilerleme.
• Bozulmuş ilişkileri düzeltme.
• Herkesin görmesi için tüm konuları aynı anda masaya yatırma.
• Önyargıları ve dedikoduları elimine ederek kızgınlığı azaltma.
• Güven oluşturma böylece grup üyeleri dürüst bir şekilde hesap verebilirliği paylaşabilsin.

İpuçları ve Tuzaklar

• Katılımcılara, neyse cevabının anlamının; taleplerine spesifik bir cevap verebilmek için çok belirsiz olduğunu hatırlatın.
• Sıkı bir şekilde “acil cevap yok” kuralını uygulayın.
• Sıkı bir şekilde cevapların sadece evet, hayır, deneyeceğim, neyse kuralını uygulayın (Daha fazla detaya izin verilmez).
• Gerçekten başarılı olmaları için neye ihtiyaç duyduklarını söylemeleri için herkesi cesaretlendirin.
• Eğlenin ve yeterince drama yapılmasına izin verin.
• 7’den fazla rolü/fonksiyonu dâhil etmeyin (sular çok bulanıyor).
• Özetleme bölümünde şikayet etme konusunda iyi fakat ihtiyacı olan şeyi belirtme konusunda iyi olmayan kişileri tartışmanın dışına çekin. Senden İhtiyacım Olan Şey, şikayetlerden uzaklaşmanıza, geçerli taleplerde bulunmanıza yardım eder.
• Soru-cevap kartlarını grupların taleplerini ifade ederken keskinleştirmeleri için yardımcı olarak kullanın.

Tekrarlar ve Varyasyonlar

• Çözülmeyen ya da net olmayan çok şey varsa ikinci turu yapmayı düşünebilirsiniz: Somut ve net taleplerde bulunmak temel yetkinliktir!
• Özeti yaparken katılımcılara neyin onlara sorulmadığını ifade etmeleri şansını verin: Grubun başarıya ulaşmasında yardımcı olacak fakat talep edilmemiş, ihmal edilen bir şey.
• Fonksiyonel kümeler yerine aynı Senden İhtiyacım Olan Şey dizisini bir grup ya da takım üyeleri için kullanabilirsiniz.
• Sezgisel Yardım, Entegre Özerklik, Takdir Röportajları, Ekodöngüsü ile bir dizi haline getirebilirsiniz.

Örnekler

• Hızlı değişen pazarda karar verme ihtiyacıyla karşılaşan küresel teknik bir grup (birçok farklı ülkede üyeleri bulunan) için (bakınız Bölüm Üç: Sahadan Hikâyeler içinde “Getting Commitment, Ownership, and Follow-Through”).
• Organizasyon içindeki yöneticilere tutarlı bir yön vermekte problem yaşayan üç üst yönetici için.
• Birden fazla uzmanlığın iş birliğini gerektiren hasta bakımı odaklı bir girişim başlatmak isteyen hastane üst yönetimi ve yöneticileri için.
• Bire bir ilişkilerin daha üretken olmasına yardım etmek için.

Atıf: Özgürleştiren Yapı, Henri Lipmanowicz ve Keith McCandless tarafından geliştirilmiştir. Kathie Dannemiller ve profesör Dan Pesut’tan ilham alınmıştır.

Yardımcı Malzeme

Aşağıda Senden İhtiyacım Olan Şeyi tanıtırken kullandığımız sunum.

Aşağıda sağlık hizmetinde çalışan çapraz fonksiyonel kümeler içten ve rahatlatıcı bir şekilde gülüyor.

Özgürleştiren Yapılar’ın tamamına buradan erişebilirsin.