Product Backlog Refinement – Grooming Nedir?

Ürün İş Listesi’nin Detaylandırılması, İşlerin Olgunlaştırılması

Product Backlog Refinement aktivitesi Scrum’da bulunan aktivitelerden biridir. Yapılması zorunlu değil fakat faydalıdır. Refinement Toplantısı’ndan kimi zaman “grooming” olarakta bahsedilir(Scrum Klavuzunun 2013 yılının Temmuz ayından önce çıkan versiyonlarında bu aktiviteden grooming olarak bahsedilir). Bu aktivitenin amacı ürün listesini temiz, düzenli tutmak ve Geliştirme Takımı’nın gelecek Sprint’ler içinde Ürün Sahibine sorularını Sprint başlamadan önce sormasıdır. Böylece Ürün Sahibi bir sonraki Sprint’in Planlama Toplantısı’na hazırlıklı olarak gelebilir.

Detaylandırma aktivitesinde Geliştirme Takımı ve Ürün Sahibi, Ürün İş Listesi’nde en üstte bulunan maddeler üzerine konuşurlar. Ürün İş Listesi’ndeki maddeler hakkında Geliştirme Takımı’nın soruları olabilir. Toplantıda Ürün Sahibine bu sorular yöneltilir. Ürün Sahibi bütün sorulara toplantı sırasında cevap veremeyebilir. Bu soruları alarak bir sonraki Sprint Planlama Toplantısı’na soruların cevaplarıyla gelmesi harika bir pratik olur.

Geliştirme Takımı’nın soruları aşağıdaki gibi olabilir:

• Kullanıcı bu alana geçersiz bir değer girdiğinde ne yapmalıyız?
• Bu modüle tüm kullanıcılar erişebilecek mi?
• Bu raporda hangi alanlarda filtreleme yapılabilecek?

Bu sorular önceden sorularak Ürün Sahibine, Sprint Planlama Toplantısı’na hazırlıklı bir şekilde gelme şansı verilir. Eğer bu sorular ilk defa Sprint Planlama Toplantısı’nda sorulursa ve bir çoğu cevapsız kalırsa önceliği yüksek maddeler belkide Sprint’e alınamayacak ve sonraki Sprint’lere kalacaktır.

Bu sorular Refinement Toplantısı’nda tamamıyla cevaplanmak zorunda değildir. Ürün Sahibi bir sonraki Sprint Planlama Toplantısı’na bu soruların cevaplarıyla gelmesi yeterlidir.

Bu açıdan Refinement Toplantısı sorunları çözmekten öte aslında bir kontrol noktasıdır. Ürün Sahibi ve Geliştirme Takımı gelecek Sprint’lerde geliştirilecek özellikler hakkındaki bilgilerini kontrol ederler.

Her Scrum Takımı, Refinement Toplantılar’ını farklı zamanlarda yapabilir. Örneğin bazı takımlar Sprint Planlama Toplantısı’ndan 3-4 gün önce yaparlar. Böylece Ürün Sahibine sorulan soruların cevaplarını bulabilmesi için gerekli zaman verilir. Üç, dört hafta gibi uzun Sprint’ler koşan takımlar ise 2-3 Refinement Toplantısı yapabilir. Scrum Takımları kendileri için en uygun aralıkları belirleyebilirler.

Bu toplantıya Scrum Takımı’ndaki her üyenin katılmasının zorunlu olmadığını düşünenler bulunur. Uzun zamandır beraber çalışan ve Scrum’la iş yapış açısından olgun takımlarda Geliştirme Takımı’nın her üyesi katılmayabilir. Katılanlar diğerlerine burada elde edilen bilgileri aktarabilir. Fakat beraber çalışmaya yeni başlamış Scrum Takım’larında bilgi paylaşımında gerekli olgunluk ve yeterliliğe ulaşılmamış olabilir. Bu nedenle ben, her bir üyenin katılması gerektiğini düşünüyorum. Böylece bilgi eşit dağılmış olacak ve katılmayanlar tarafından sorulacak soruların önüne geçilmiş olacaktır.

Özetle Refinement Toplantısı’yla risk yönetilir ve bilinmezlik azaltılır. İyi bir Sprint geçirmek için iyi bir Sprint Planlama Toplantısı yapılmalıdır. İyi bir Sprint Planlama toplantısının temelleriyse Refinement Toplantısı’yla atılır.

Kötü Pratikler 

• Bu toplantı İş Listesinde bulunan maddeleri sadece önceliklendirme toplantısı değildir ve baştan sona böyle geçirilmemelidir.

• Mimari ve teknik konulara detaylı bir şekilde girilip, çözümler aranmamalıdır.
• Ürün Sahibi’nin yada Geliştirme Takımı’ndaki baskın karakterlerin ön plana çıkması ve herkesin katılım gösterememesi çok kötü bir pratiktir.
• Aktivitlerin toplam süresinin bir Sprint’in % 10’undan fazla olması.
• Sprint Planlama Toplantısı’nın NE bölümü gibi geçirilmemesi.
• Refinement Toplantısı’nda İş Listesindeki maddelere verilen büyüklükler değiştirelemez diye bir kural yoktur. Sprint Planlama Toplantısı’nda istenen değişiklik yapılabilir.
• Gelecek 1-2 Sprint’te geliştirilecek maddeler konuşulmuş ve anlaşılmış olmalıdır. Ürün sahibinin ve Geliştirme Takımı üyelerinin aklında sorular ve çelişkiler olmamalıdır. Varolan soruların çözümü için bu sorular ilgili kişilere adreslenmelidir. Adreslenmemesi bir sonraki Sprint Planlama Toplantısı’na kadar cevapların alınamamasına neden olabilir.
• İş Listesinde son sıralarda bulunanan maddelerin konuşulması. Gelecek 1-2 Sprint’i konuşmak faydalıdır fakat 6-7 Sprint sonrasını konuşmak israf yaratabilir. Yapılmayacak işler üzerine konuşup zaman harcanmamalıdır.